NEUDen geschützten Mandantenkontakt entdecken

Mehr Konzentration auf das Mandat. Weniger Kanzleiorganisation.

Steffen verbindet Erstkontakte, Besprechungstermine, Unterlagen und organisatorische Folgeaufgaben für Sonstige – vertraulich und nachvollziehbar.

Kontakt aufnehmen

Ergänzt Kanzleisoftware um den geschützten organisatorischen Mandantenkontakt.

Diese Verbindungen werden nur dort eingerichtet, wo sie technisch vorgesehen und aus Datenschutzgründen zulässig sind. Umfang und übertragene Daten richten sich nach Unternehmen und Anwendungsfall.

Outlook
Google Kalender
Microsoft Teams
Make
Zapier
n8n
und weitere

Ein Rückruf ist kein Aktenvermerk – aber er muss mit Anlass, Unterlagenbedarf und Zuständigkeit dort ankommen, wo das Mandat bearbeitet wird.

Für Teams, bei denen Terminplanung und interne Abstimmung viel Zeit kosten.

Paket ansehen

So läuft es mit kaya

Kunde fragt einen Termin an
kaya prüft freie Personen und Räume
Kunde bucht eine passende Zeit
Team sieht Termin und Zuständigkeit
Änderungen und Aufgaben bleiben sichtbar

14 Module enthalten

Rechenbeispiel für den gesamten Betrieb mit 10 Mitarbeitenden bei hohem Aufkommenca. 12 Std. pro Woche

So wurde gerechnet

Beispielrechnung für einen Betrieb mit 10 Mitarbeitenden und hohem Aufkommen: 120 Terminabstimmungen × angenommene 5 Minuten plus 60 interne Abstimmungen × angenommene 6 Minuten; bei 75 % Nutzung von kaya = 12 Stunden pro Woche.

Für Betriebe mit vielen Anrufen, E-Mails und Terminanfragen.

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So läuft es mit kaya

Anruf oder E-Mail kommt an
Anliegen wird dem Kontakt zugeordnet
Rückruf oder Antwort wird vorbereitet
Passender Termin wird angeboten
Team sieht den nächsten Schritt

15 Module enthalten

Rechenbeispiel für den gesamten Betrieb mit 10 Mitarbeitenden bei hohem Aufkommenca. 15 Std. pro Woche

So wurde gerechnet

Beispielrechnung für einen Betrieb mit 10 Mitarbeitenden und hohem Aufkommen: 180 sonstige Anfragen × angenommene 5 Minuten plus 100 Terminanfragen × angenommene 3 Minuten; bei 75 % Nutzung von kaya = 15 Stunden pro Woche.

Für Teams, bei denen Dokumentation und Abrechnung viel Zeit kosten.

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So läuft es mit kaya

Gespräch wird zum prüfbaren Entwurf
Team prüft und ergänzt Ergebnisse
Aufgaben und Unterlagen bleiben beim Vorgang
Rechnung wird zur Freigabe vorbereitet
Zahlungsstatus bleibt sichtbar

17 Module enthalten

Rechenbeispiel für den gesamten Betrieb mit 10 Mitarbeitenden bei hohem Aufkommenca. 12 Std. pro Woche

So wurde gerechnet

Beispielrechnung für einen Betrieb mit 10 Mitarbeitenden und hohem Aufkommen: 60 Dokumentationen × angenommene 12 Minuten plus 40 Rechnungsvorbereitungen × angenommene 6 Minuten; bei 75 % Nutzung von kaya = 12 Stunden pro Woche.

Vertraulicher Kontakt mit klarer Verantwortung.

Erstgespräche vorbereiten. Absprachen sichern. Organisatorische Schritte nachhalten.

Der Rundgang ist auf Mobilgeräten nicht verfügbar. Bitte nutze einen Desktop oder Laptop.

Bei deinen Patienten. Nicht ständig gestresst.

Kontakt aufnehmen

Behandeln, ohne alles zu unterbrechen.

Patienten buchen online und geben wichtige Informationen vorab an. kaya nimmt telefonische Anliegen auf – dein Team kann sich um die Menschen vor Ort kümmern.

Nach dem Gespräch schon einen Schritt weiter.

Aus dem Gespräch entsteht ein Dokumentationsentwurf. Dein Team prüft und bestätigt ihn und behält die nächsten Schritte für die Nachbereitung im Blick.

Mandanten beraten. Weniger Unterlagen hinterherfragen.

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Sehen, was da ist. Wissen, was noch fehlt.

kaya bündelt die Kommunikation zu angeforderten Unterlagen und offenen Rückfragen. Dein Team kann an den bisherigen Stand anknüpfen.

Wiederkehrende Abstimmungen einfacher organisieren.

Rückrufe, Termine und Aufgaben greifen ineinander. So lässt sich die fachliche Beratung vorbereiten, ohne dieselben Informationen mehrfach zusammenzusuchen.

Mehr Konzentration auf das Mandat. Weniger Kanzleiorganisation.

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Das Erstgespräch beginnt gut vorbereitet.

Erstkontakt, angeforderte Unterlagen und Besprechungstermin bleiben im Zusammenhang. Empfang und Assistenz können Informationen gezielt vorbereiten.

Rückrufe werden zu klaren Aufgaben.

kaya verbindet Gesprächsnotizen mit den nächsten organisatorischen Schritten. Zuständigkeiten sind nachvollziehbar, statt in einzelnen Nachrichten zu verschwinden.

Aus guten Gesprächen werden klare nächste Schritte.

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Weniger Nachbereitung nach dem Kundentermin.

kaya hält Gesprächsergebnisse fest und verbindet vereinbarte Schritte mit Aufgaben. Kundenwissen und Unterlagen bleiben für dein Team zusammen.

Beim nächsten Gespräch direkt weiterdenken.

Du siehst bisherige Absprachen und offene Punkte. So beginnt die nächste Abstimmung beim gemeinsamen Stand, statt mit dem Rekonstruieren des letzten Termins.

Persönlich beraten. Statt Informationen hinterherlaufen.

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Mit dem Kunden direkt anknüpfen.

Gesprächsnotizen, Unterlagen und Termine bleiben zusammen. Vor der Beratung siehst du, was besprochen wurde und welche Informationen noch fehlen.

Nach dem Termin bleibt nichts ohne Zuständigkeit.

Rückrufe und angeforderte Unterlagen werden zu klaren Folgeaufgaben. Dein Team weiß, wer die nächste Rückmeldung übernimmt.

Mehr Aufmerksamkeit für die Ziele deiner Kunden.

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Vorbereitet ins Beratungsgespräch.

Informationen lassen sich vorab erfassen und benötigte Dokumente bereitstellen. kaya hält alles beim passenden Kundenkontakt zusammen.

Persönlich betreuen, auch zwischen den Terminen.

Gesprächsergebnisse, Rückfragen und nächste Schritte bleiben zugeordnet. Dein Team weiß, welche Rückmeldung oder Vorbereitung noch ansteht.

Mehr Fokus für technische Arbeit. Weniger Abstimmung dazwischen.

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Kundenabsprachen kommen im Team an.

kaya verbindet Kundenanliegen mit Gesprächsergebnissen und Dokumenten. Beratung, Umsetzung und Betreuung können mit demselben Informationsstand arbeiten.

Übergaben ohne lange Suchschleifen.

Anforderungen und offene Punkte werden festgehalten und als Aufgaben übergeben. Das erleichtert die Klärung, bevor dein Team weiterarbeitet.

Bei der Besichtigung präsent. Bei jeder Anfrage im Bild.

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Vom ersten Interesse zum vorbereiteten Termin.

kaya verbindet Anfragen, Besichtigungen und Unterlagen. Du siehst vor dem Gespräch, was Interessenten, Eigentümer oder Mieter bereits mitgeteilt haben.

Nach der Besichtigung ist der nächste Schritt klar.

Gesprächsnotizen, Rückrufwünsche und Folgeaufgaben bleiben zugeordnet. Dein Team kann die Betreuung übernehmen, ohne wieder von vorn zu beginnen.

Gute Arbeit beim Kunden. Weniger Büro danach.

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Die Hände voll. Die Anfrage trotzdem aufgenommen.

Während du vor Ort arbeitest, nimmt kaya telefonische Anliegen auf. Kundenwünsche und Termine bleiben für die Vorbereitung des nächsten Einsatzes zusammen.

Büro und Team vor Ort wissen dasselbe.

Absprachen, Unterlagen und Aufgaben sind auch unterwegs nutzbar. Das spart Rückfragen und erleichtert die Nachbereitung zwischen zwei Einsätzen.

Mehr Raum für Ideen. Weniger Suche nach dem letzten Feedback.

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Das Briefing bleibt für alle greifbar.

Kundenwünsche, Gesprächsnotizen und Unterlagen liegen zusammen. Ob Agentur, Studio oder Produktion: Dein Team kann an gemeinsame Absprachen anknüpfen.

Aus Feedback wird der nächste Arbeitsschritt.

kaya verbindet Rückmeldungen mit konkreten Aufgaben und Zuständigkeiten. Termine und Nachbesprechungen bleiben dabei im Blick.

Mehr Zeit auf der Fläche. Näher an deinen Kunden.

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Gut beraten beginnt vor dem Besuch.

kaya verbindet Beratungswünsche mit Terminen und Kundeninformationen. Dein Team kann sich vorbereiten, bevor der Kunde im Laden steht.

Persönlicher Service geht nach dem Einkauf weiter.

Rückrufe und offene Anliegen bleiben nachvollziehbar. Auch bei einer Übergabe weiß die nächste Person, was dem Kunden wichtig ist.

Eine Kundenbeziehung. Ein gemeinsamer Wissensstand.

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Der Innendienst kennt die Vertriebsabsprache.

Kontakte, Gespräche und Unterlagen bleiben zusammen. Dein Team kann an die letzte Abstimmung anknüpfen, ohne erst herumzutelefonieren.

Jede Rückfrage bekommt einen nächsten Schritt.

Kundenanliegen werden klar zugewiesen. Rückmeldungen und Termine lassen sich gemeinsam organisieren, auch wenn mehrere Menschen denselben Kunden betreuen.

Auf der Baustelle weiterkommen. Im Büro den Überblick behalten.

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Aus der Besprechung wird eine klare Aufgabe.

kaya hält Ergebnisse und Zuständigkeiten zusammen. Dein Team weiß, was vereinbart wurde und wer den nächsten Schritt übernimmt.

Weniger Telefonketten zwischen Baustelle und Büro.

Kundeninformationen, Dokumente und Rückmeldungen bleiben für die zuständigen Mitarbeitenden zugänglich. Übergaben brauchen weniger Sucherei.

Menschen beim Lernen begleiten. Weniger Zeit mit Verwaltung verbringen.

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Den Lernbedarf schon vor dem Termin kennen.

kaya verbindet die erste Anfrage mit vorbereitenden Informationen und Beratungs- oder Unterrichtsterminen. So beginnt die Begleitung persönlicher.

Lehrkräfte und Verwaltung bleiben abgestimmt.

Rückfragen, Dokumente und Terminänderungen lassen sich gemeinsam organisieren. Bei einer Übergabe bleiben die bisherigen Absprachen verfügbar.

Mehr Energie für deine Kunden. Weniger für die Organisation.

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Persönliche Ziele statt jedes Mal neu anfangen.

Vom Kennenlerntermin bis zum Betreuungsgespräch hält kaya Ziele und Absprachen zusammen. Trainer können den nächsten Kontakt vorbereitet übernehmen.

Die Betreuung zwischen den Terminen weiterführen.

Folgeaufgaben und nächste Termine bleiben im Blick. Dein Team kann sich abstimmen, ohne Informationen aus einzelnen Notizen zusammenzutragen.

Deine Hände bei der Arbeit. Deine Aufmerksamkeit beim Kunden.

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Weniger Telefonunterbrechungen während der Anwendung.

Onlinebuchung und Telefonassistenz nehmen Terminwünsche entgegen. Du kannst beim Schneiden, Behandeln oder Beraten bleiben.

Der nächste Besuch fühlt sich persönlich an.

Vorlieben und wichtige Hinweise bleiben für dein Team verfügbar. kaya verbindet Kundenwünsche, dokumentierte Absprachen und Folgetermine.

Klare Aufgaben vor Ort. Weniger Rückfragen ans Büro.

Kontakt aufnehmen

Das Team kennt die Besonderheiten beim Kunden.

Kundenwünsche, Terminabsprachen und wiederkehrende Aufgaben sind auch mobil nutzbar. Zuständigkeiten bleiben klar, wenn Mitarbeitende wechseln.

Rückmeldung geben, statt hinterhertelefonieren.

kaya hält Rückmeldungen und Arbeitszeiten in derselben Organisation zusammen. Das erleichtert die Abstimmung zwischen Büro und Team unterwegs.

Am Fahrzeug weiterarbeiten. Den Kundenkontakt gut vorbereiten.

Kontakt aufnehmen

Vor dem Besuch wissen, worum es geht.

kaya nimmt telefonische Anliegen auf und verbindet Kundenwünsche mit Terminen. Werkstattbesuch, Besichtigung oder Beratung lassen sich vorbereitet übernehmen.

Annahme und Betrieb bleiben auf demselben Stand.

Absprachen und Rückrufaufgaben sind klar zugeordnet. Das spart Rückfragen zwischen Büro, Annahme und den Mitarbeitenden im Betrieb.

Unterwegs bleiben. Ohne endlose Telefonketten.

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Änderungen für die richtigen Menschen festhalten.

kaya hält Kundenabsprachen, Dokumente und Aufgaben zusammen. Zuständige Mitarbeitende können auf die Informationen zugreifen, die sie brauchen.

Offene Rückfragen geordnet übergeben.

Rückmeldungen aus dem Team bleiben nachvollziehbar. Dein Büro kann Anliegen weiterbearbeiten, ohne dieselben Details immer wieder telefonisch abzufragen.

Mehr Freiraum für das Erlebnis. Weniger Chaos in der Abstimmung.

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Von der ersten Anfrage zu einer klaren Vorbereitung.

kaya verbindet Kundenwünsche, Planungsgespräche und Dokumente. Dein Team kann gemeinsam an den Absprachen weiterarbeiten.

Änderungen werden zu konkreten nächsten Schritten.

Aufgaben und Termine erhalten klare Zuständigkeiten. Auch bei vielen Beteiligten bleiben die Vorbereitung und Nachbereitung nachvollziehbar.

Mehr Zeit für Tiere. Ein gutes Gefühl für ihre Menschen.

Kontakt aufnehmen

Jeden Besuch aufmerksam vorbereiten.

kaya verbindet Termine mit Angaben zum Tier und individuellen Wünschen der Halter. Wichtige Hinweise stehen vor Betreuung, Training oder Pflege bereit.

Vertraute Betreuung, auch wenn das Team wechselt.

Absprachen und Folgeaufgaben bleiben nachvollziehbar. Die nächste Person kann die Betreuung übernehmen, ohne alles erneut erfragen zu müssen.

Bei deinen Gästen. Mit freiem Kopf für guten Service.

Kontakt aufnehmen

Eine Feier anfragen. Alle wissen Bescheid.

kaya hält Anfragen für Feiern und Catering samt Wünschen und Absprachen zusammen. So muss dein Team Details nicht zwischen Telefon, Zetteln und Nachrichten suchen.

Die nächste Schicht startet informiert.

Aufgaben, Zuständigkeiten und besondere Gästewünsche bleiben festgehalten. Übergaben werden einfacher, auch wenn es im Service gerade hoch hergeht.

Für deine Gäste da. Auch wenn die Schicht wechselt.

Kontakt aufnehmen

Ein Wunsch kommt an der richtigen Stelle an.

Vom Empfang bis zur Reinigung: kaya hält Gästewünsche fest und ordnet Aufgaben zu. Dein Team kann die Erledigung nachvollziehen.

Weniger Rückfragen hinter den Kulissen.

Absprachen bleiben für die nächste Schicht verfügbar. Arbeitszeiten und Abwesenheiten helfen dir, den gemeinsamen Alltag zu organisieren.

Deine Leistung im Mittelpunkt. Der Alltag gut organisiert.

Kontakt aufnehmen

Aus einer Anfrage wird ein vorbereiteter Kundenkontakt.

kaya verbindet Termine, Kundeninformationen und Unterlagen. Du kannst dich auf deine Leistung konzentrieren, während die Organisation einen gemeinsamen Platz hat.

Ein Team, das weiß, was als Nächstes ansteht.

Gespräche, Aufgaben und Zuständigkeiten bleiben zusammen. Das erleichtert die Nachbetreuung und einen persönlichen Service, der zu deinem Betrieb passt.

Workspace.

Der Kanzleitag beginnt mit Terminen und offenen Mandantenanliegen.

Erstkontakte, Rückrufe, fehlende Unterlagen und interne Aufgaben stehen für Empfang, Assistenz und Berufsträger gemeinsam bereit.

Kanzleiorganisation sichtbar, Fachverantwortung klar getrennt.

Termine, Unterlagen und organisatorische Aufgaben werden überblickbar; Mandatsakte, Fristen und rechtliche Entscheidungen verbleiben bei Kanzlei und Fachsoftware.

Für deine Mandantinnen und Mandanten.

Vorgänge

Organisatorische Schritte und angeforderte Unterlagen im Blick.

kMusterunternehmenaktiv

Vorgangsplan

Umsetzung

83%

Self Check-in

Zu Besprechungen unkompliziert einchecken.

Heute09:40

Juli

Beratung

Musterunternehmen

Besprechungsraum 2

Check-in bereit

Termine passend zum Anliegen anfragen.

Kunden-Chat

Organisatorische Rückfragen sicher mit der Kanzlei klären.

Signatur

Freigegebene Dokumente mobil unterschreiben.

Dokumente

Unterlagen geschützt empfangen und bereitstellen.

Fragebögen

Angaben vor dem Gespräch strukturiert übermitteln.

Formular72%

Fragebogen

Bedarfsanalyse

Welche Leistung?

Beratung & Service

Bevorzugter Kontakt?

Per E-Mail

Rückruf gewünscht?

Bereit zum Senden

Mehrere Profile

Berechtigte Vertretungen über getrennte Profile begleiten.

Mehrere Kundenprofile in der kaya Kunden-App

Für Empfang, Assistenz und Berufsträger.

Kalender

Besprechungen und Änderungen mobil sehen.

Chats

Mandatsbezogene Abstimmung sicher im Team führen.

Terminbuchung

Termine direkt mit Mandanten vereinbaren.

Kunde09:40

Mara Schulz

Beratung buchen

Heute

Raum

Meetingraum 2

Termin vorbereitet

Transkription

Gespräche als prüfbaren Entwurf aufnehmen.

Aufgaben

Organisatorische Aufgaben klar zuweisen.

Heute

Nächste Aufgabe

Angebot prüfen

12m

Kundenservice

Rückmeldung bestätigt

Projektleitung

Dokument freigeben

Team

Raum 2 vorbereiten

Team ist informiert

Arbeitszeit

Arbeitszeiten mobil erfassen.

Abwesenheiten

Abwesenheiten transparent abstimmen.

Räume

Termine und Kontakte räumlich einordnen.

Raumverwaltung in der kaya Mitarbeiter-App

KI-generiert

Persönlich für Sie da.

Wir begleiten Sie bei der Einführung und im täglichen Einsatz. Sprechen Sie mit uns über Ihre Anforderungen.

Mehr für den Kanzleialltag

Rückruf und Unterlagenanforderung. Organisatorisch klar zugeordnet.

Vertrauliche Kommunikation im richtigen Mandantenkontext.

Erstkontakte aufnehmen – ohne Rechtsberatung durch die KI.

Die Telefon-KI erfasst Kontaktdaten, Erreichbarkeit und organisatorischen Anlass und übergibt an die Kanzlei.

Rechtsauskunft, Fristbewertung, Mandatsannahme und rechtliche Entscheidung bleiben ausschließlich bei den verantwortlichen Berufsträgern.

Die Telefon-KI organisiert den Kontakt; Rechtsauskunft und Fristbewertung bleiben bei der Kanzlei.

Mehr Konzentration auf das Mandat. Weniger Kanzleiorganisation.

Ergänzt Kanzleisoftware um den geschützten organisatorischen Mandantenkontakt.

Für Teams, bei denen Terminplanung und interne Abstimmung viel Zeit kosten.

So läuft es mit kaya

Für Betriebe mit vielen Anrufen, E-Mails und Terminanfragen.

So läuft es mit kaya

Für Teams, bei denen Dokumentation und Abrechnung viel Zeit kosten.

So läuft es mit kaya

Mehr Konzentration auf das Mandat. Weniger Kanzleiorganisation.

Das Erstgespräch beginnt gut vorbereitet.

Rückrufe werden zu klaren Aufgaben.

Kanzleiorganisation sichtbar, Fachverantwortung klar getrennt.

Für deine Mandantinnen und Mandanten.

Organisatorische Schritte und angeforderte Unterlagen im Blick.

Umsetzung

Zu Besprechungen unkompliziert einchecken.

Termine passend zum Anliegen anfragen.

Organisatorische Rückfragen sicher mit der Kanzlei klären.

Freigegebene Dokumente mobil unterschreiben.

Unterlagen geschützt empfangen und bereitstellen.

Angaben vor dem Gespräch strukturiert übermitteln.

Bedarfsanalyse

Berechtigte Vertretungen über getrennte Profile begleiten.

Für Empfang, Assistenz und Berufsträger.

Besprechungen und Änderungen mobil sehen.

Mandatsbezogene Abstimmung sicher im Team führen.

Termine direkt mit Mandanten vereinbaren.

Gespräche als prüfbaren Entwurf aufnehmen.

Organisatorische Aufgaben klar zuweisen.

Arbeitszeiten mobil erfassen.

Abwesenheiten transparent abstimmen.

Termine und Kontakte räumlich einordnen.

Persönlich für Sie da.

Mehr für den Kanzleialltag

Rückruf und Unterlagenanforderung. Organisatorisch klar zugeordnet.

Vertrauliche Kommunikation im richtigen Mandantenkontext.

Vertrauliche Kommunikation im richtigen Mandantenkontext.

Erstkontakte aufnehmen – ohne Rechtsberatung durch die KI.

Besprechungen als prüfbaren Entwurf vorbereiten.

Branchen & Fachrichtungen